Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України №85 від 29 січня 2020 «Деякі питання обліку громадян України, які проживають за межами України», закордонні дипломатичні установи України ведуть облік громадян України, які тимчасово (більше 90 днів) перебувають за межами України.
Такий консульський облік включає внесення інформації про місце проживання або перебування громадянина України на території іноземної держави до облікової картки (відомчої інформаційної системи МЗС). Після цього консульський працівник закордонної дипломатичної установи України робить відповідну відмітку в закордонному паспорті цього громадянина.
Консульський облік не є обов’язковим. Разом з тим, він є дієвим способом убезпечення громадянин України. У разі виникнення в країні перебування військових дій, стихійних лих або техногенних катастроф, він дозволяє оперативно оповістити громадян України про евакуацію. Крім того, він дозволяє громадянам України, які тимчасово перебувають за межами України, брати участь у виборах президента і народних депутатів України, а також у всеукраїнських референдумах.
Для прийняття на консульський облік заповнюється відповідна заява у паперовому вигляді від руки. Вона подається до Консульського відділу Посольства України в Данії особисто або надсилається поштою.
Якщо Ви надсилаєте Ваш паспорт і супроводжуючі документи поштовим відправленням, необхідно докласти конверт з Вашою адресою та оплаченою доставкою з Посольства на Вашу адресу (відповідні марки або поштові етикетки).
Якщо Ви плануєте відвідати Консульський відділ Посольства України в Данії особисто, Ви повинні записатися на консульський прийом з використанням електронної черги та вибрати день візиту. Прийняття на консульський облік в порядку живої черги не проводиться.
До заяви подаються наступні документи:
За розгляд заяви про прийняття на консульський облік стягується консульський збір у сумі 141 д.кр. (відповідно до встановлених тарифів), який можна сплатити за банківськими реквізитами Посольства України або безпосередньо в приміщенні Консульського відділу Посольства з використанням платіжного терміналу.
Зазвичай, заяви про прийняття на консульський облік розглядаються не більше 10 робочих днів з дня отримання необхідних документів. Документи, надіслані поштою, опрацьовуються довше.
У разі необхідності розгляду заяви у терміновому порядку консульський збір стягується за подвійним тарифом.
У разі прийняття на облік особи, яка не досягла 16-річного віку, один з її батьків або її законний представник заповнює заяву іншої форми, до якої, окрім наведених вище документів, також подаються:
За прийняття на облік особи, яка не досягла 16-річного віку, консульський збір не стягується.
Громадяни України приймаються на тимчасовий консульський облік строком на один рік.
Зазначений строк може бути збільшений відповідно до строку дії дозволу іноземної держави на проживання, виданого особі, яка приймається на консульський облік, але не може перевищувати 5 років.
У разі необхідності, наприклад при виїзді до іншої країни, громадянин України може подати заяву про зняття з консульського обліку. Одночасне перебування особи на консульському обліку у більш ніж одній закордонній дипломатичній установі України не допускається.
У разі зміни даних, що внесені до облікової картки (імені, паспортних даних, контактного телефону, адреси тощо) громадянин України має змогу подати заяву про внесення змін до облікової картки консульського обліку. Вона подається до Консульського відділу Посольства особисто або надсилається поштою.