Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України №85 від 29 січня 2020 «Деякі питання обліку громадян України, які проживають за межами України», закордонні дипломатичні установи України ведуть облік громадян України, які тимчасово (більше 90 днів) перебувають за межами України.

Такий консульський облік включає внесення інформації про місце проживання або перебування громадянина України на території іноземної держави до облікової картки (відомчої інформаційної системи МЗС). Після цього консульський працівник закордонної дипломатичної установи України робить відповідну відмітку в закордонному паспорті цього громадянина.

Консульський облік не є обов’язковим. Разом з тим, він є дієвим способом убезпечення громадянин України. У разі виникнення в країні перебування військових дій, стихійних лих або техногенних катастроф, він дозволяє оперативно оповістити громадян України про евакуацію. Крім того, він дозволяє громадянам України, які тимчасово перебувають за межами України, брати участь у виборах президента і народних депутатів України, а також у всеукраїнських референдумах.

Заява про прийняття на консульський облік

Для прийняття на консульський облік заповнюється відповідна заява у паперовому вигляді від руки. Вона подається до Консульського відділу Посольства України в Данії особисто або надсилається поштою.

Якщо Ви надсилаєте Ваш паспорт і супроводжуючі документи поштовим відправленням, необхідно докласти конверт з Вашою адресою та оплаченою доставкою з Посольства на Вашу адресу (відповідні марки або поштові етикетки).

Якщо Ви плануєте відвідати Консульський відділ Посольства України в Данії особисто, Ви повинні записатися на консульський прийом з використанням електронної черги та вибрати день візиту. Прийняття на консульський облік в порядку живої черги не проводиться.

До заяви подаються наступні документи:

• заповнена облікова картка про взяття на консульський облік;
• одна фотокартка розміром 35 × 45 мм на білому фоні із зображенням обличчя не менше 70% загальної площі фото (є можливість безкоштовно зробити фотографію в приміщенні Консульського відділу Посольства);
• паспорт громадянина України для виїзду за кордон, виданий на ім’я особи, яка приймається на консульський облік, а також копія першої сторінки даних паспорта громадянина України для виїзду за кордон;
• копія документа, до якого внесена інформація про місце народження особи (паспорта громадянина України, свідоцтва про народження, витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження дитини);
• копія довідки про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання або паспорта громадянина України у формі книжечки (у разі наявності);
• копія виданого компетентними органами іноземної держави дозволу, що дає право на проживання в такій іноземній державі (у разі наявності);
• копія документа, виданого компетентними органами іноземної держави, що підтверджує адресу місця проживання або перебування громадянина України на території іноземної держави.

За розгляд заяви про прийняття на консульський облік стягується консульський збір у сумі 141 д.кр. (відповідно до встановлених тарифів), який можна сплатити за банківськими реквізитами Посольства України або безпосередньо в приміщенні Консульського відділу Посольства з використанням платіжного терміналу.

Зазвичай, заяви про прийняття на консульський облік розглядаються не більше 10 робочих днів з дня отримання необхідних документів. Документи, надіслані поштою, опрацьовуються довше.

У разі необхідності розгляду заяви у терміновому порядку консульський збір стягується за подвійним тарифом.

Заява про прийняття на консульський облік дитини

У разі прийняття на облік особи, яка не досягла 16-річного віку, один з її батьків або її законний представник заповнює заяву іншої форми, до якої, окрім наведених вище документів, також подаються:

• оригінал та копія першої сторінки паспорта громадянина України для виїзду за кордон одного з батьків або законного представника;
• оригінали та копії документів, що підтверджують повноваження законного представника особи, яка приймається на облік.

За прийняття на облік особи, яка не досягла 16-річного віку, консульський збір не стягується.

Термін перебування на консульському обліку

Громадяни України приймаються на тимчасовий консульський облік строком на один рік.

Зазначений строк може бути збільшений відповідно до строку дії дозволу іноземної держави на проживання, виданого особі, яка приймається на консульський облік, але не може перевищувати 5 років.

У разі необхідності, наприклад при виїзді до іншої країни, громадянин України може подати заяву про зняття з консульського обліку. Одночасне перебування особи на консульському обліку у більш ніж одній закордонній дипломатичній установі України не допускається.

Зміна контактних даних

У разі зміни даних, що внесені до облікової картки (імені, паспортних даних, контактного телефону, адреси тощо) громадянин України має змогу подати заяву про внесення змін до облікової картки консульського обліку. Вона подається до Консульського відділу Посольства особисто або надсилається поштою.