Спільним наказом Міністерства освіти і науки України та Міністерства закордонних справ України №538/192 від 9 червня 2022 затверджено Порядок міжвідомчої взаємодії з питань вручення здобувачам освіти, які перебувають за межами України, документів про базову середню освіту та повну загальну середню освіту, виданих в умовах воєнного стану в Україні.
Зокрема цим наказом передбачено, що Посольство України в Королівстві Данія може вручати випускникам, які перебувають за межами України, документів про базову та повну загальну середню освіту та додатків до них, виданих закладами освіти впродовж дії воєнного стану в Україні.
Для отримання документу про базову середню освіту та повну загальну середню освіту, виданого в умовах воєнного стану в Україні заповнюється відповідна заява у паперовому вигляді від руки. Вона подається безпосередньо до закладу освіти, яке виготовило (виготовлятиме) свідоцтво про здобуття освіти випускником.
Ця заява (її сканована копія чи фотокопія) може бути подана або самим здобувачем освіти, якщо він є повнолітньою особою, або одним з його батьків, родичів, опікуном, іншим законним представником. Заява передається до закладу освіти або нарочно, або факсом, електронною поштою чи іншими засобами зв’язку за вибором заявника.
Заклад освіти на підставі поданої заяви формує пакет документів про освіту із копією заяви і направляє його до органу управління у сфері освіти територіальної громади. Зазвичай, цей процес триває не більше 5 робочих днів з дня виготовлення документів про освіту.
Управління освіти, у свою чергу, протягом 3 робочих днів після отримання пакету документів формує пакет документів на закордонну дипломатичну установу і направляє його до департаменту освіти обласної або Київської міської державної адміністрації.
Департамент освіти так само протягом 3 робочих днів після отримання пакету документів направляє його до Міністерства освіти і науки України, яке протягом 3 робочих днів направляє його до Міністерства закордонних справ України.
Міністерство закордонних справ України направляє зазначений пакет документів про освіту до закордонної дипломатичної установи дипломатичною поштою або в інший дозволений спосіб. Доставка дипломатичної пошти Державною фельд’єгерською службою України до закордонних дипломатичних установ в умовах воєнного стану ускладнена.
Після прибуття пакету документів про освіту до Посольства України в Данії співробітник Посольства зв’язується із заявником за контактними даними, зазначеними у заяві (копія якої міститься у пакеті).
Вручення документів про освіту випускникам або їх законним представникам здійснюється особисто в Консульському відділі Посольства під розписку, копія якої зберігається в Посольстві протягом трьох років. Оригінал цієї розписки передається в Україну до закладу освіти, що виготовив свідоцтво про здобуття освіти.